Pipeline é um termo que está ficando cada vez mais popular entre gestores de vendas, mas poucas pessoas realmente entendem o que há por trás desse conceito. Mas não se preocupe, nesse texto vamos te explicar de uma vez por todas o que é um pipeline de vendas e qual a sua função dentro de uma empresa.

Acompanhe o texto abaixo ou, se preferir, clique no índice para ir até a parte que mais lhe interessa.

Boa leitura!

O que é Pipeline de Vendas?

Pipeline de vendas (também conhecido como funil de vendas) é a representação de todo processo de vendas de um produto, mapeando desde a criação da oportunidade até o fechamento da compra. Vamos entender melhor esse conceito:

Todo produto tem um ciclo de vendas, ou seja, uma sequência de ações necessárias para o fechamento de uma compra. Alguns produtos possuem ciclos de vendas curtos – como uma peça de roupa, por exemplo – já outros possuem ciclos mais longos – como uma casa.

Para esses ciclos mais longos é preciso ter um controle diferenciado, pois trata-se de um processo mais demorado e com muitas etapas. É aí que entra o pipeline: ele mapeia todo o ciclo de vendas e transforma em um funil com fases bem definidas, facilitando a gestão do processo de vendas.

Cada empresa tem seu próprio pipeline, com fases que dependem do produto comercializado e das características do público-alvo (como veremos mais para frente), mas para exemplificar vamos mostrar um pipeline de vendas com as seguintes fases:

Exemplo pipeline de vendas

Cada fase do funil representa um estágio do ciclo de vendas do produto e, quanto mais perto do fundo do funil o contato estiver, maiores são as chances de fechamento. Do mesmo modo, a quantidade de oportunidades ativas é maior no início do funil e diminui conforme vai chegando ao fundo.

O pipeline, no entanto, não serve apenas para mapear o ciclo de vendas e dar nomes padronizados para cada fase.

Para que serve o Pipeline de Vendas?

O pipeline é a principal ferramenta de um gerente, pois fornece todas as informações para acompanhar os indicadores de vendas, elaborar previsões e identificar gargalos. Acompanhe para entender melhor:

Monitorar indicadores e metas de vendas

O pipeline de vendas, quando corretamente utilizado, fornece indicadores importantes sobre o processo de vendas, como: total de oportunidades por fase, número total de oportunidades abertas no funil, valores monetários dessas oportunidades, taxas de conversão entre as fases, entre outros.

Com essas informações, o gerente de vendas poderá comparar os indicadores com as metas estipuladas e analisar se os números estão dentro do esperado. Se essa análise mostrar que os indicadores não estão bons, é possível organizar ações de recuperação com antecedência para que o mês não feche no vermelho.

Fazer previsão de vendas

Com todos esses dados fornecidos pelo pipeline também é possível fazer o cálculo da previsão de vendas, isto é, a estimativa do valor total em vendas que a empresa espera fechar em um determinado período de tempo.

A previsão de vendas serve para fazer o planejamento financeiro da empresa, elaborar estratégias de vendas, preparar a equipe e muito mais. Tudo isso é possibilitado pelo funil. Importante, não é?

Falaremos sobre previsão de vendas e seus métodos em um outro texto, mas se você tiver alguma dúvida sobre o assunto não hesite em nos contatar.

Identificar gargalos no processo

Como te contamos no primeiro tópico, um dos principais indicadores fornecidos pelo pipeline de vendas é a taxa de conversão entre as fases do funil. Essa taxa pode revelar gargalos no processo, ou seja, fatores que impedem as oportunidades de passar de uma etapa para outra.

Por exemplo: supondo que, no último mês, 100 oportunidades estavam na primeira fase, mas apenas duas evoluíram para fase seguinte. Ou seja, a taxa de conversão foi de apenas 2%. Se essa é uma taxa abaixo do normal, o Gestor de Vendas deve investigar as causas de as oportunidades não estarem evoluindo de fase. Os motivos podem ser diversos: mercado, posicionamento de produto, preço, mas, muitas vezes, pode tratar-se de uma queda de produtividade da equipe comercial ou até mesmo acúmulo de tarefas em uma mesma etapa do processo, onde os vendedores não estão conseguindo dar vazão às suas demandas, fazer follows ou montar propostas.

Assim, o gerente de vendas pode tomar ações corretivas, como fornecer feedbacks individuais, dar treinamento para a equipe ou contratar mais pessoas para dar conta da demanda.

Agora que você entendeu exatamente o que é o pipeline e para que ele serve, aprenda a montar o seu:

Como montar um Pipeline de Vendas

Para montar um pipeline de vendas é preciso entender como funciona o processo de vendas, desde a criação de uma oportunidade de negócio, até o seu fechamento. Pensando nisso, trouxemos abaixo a história de Maria, que entra em uma jornada para adquirir persianas com a empresa Persianas de Qualidade. Acompanhe essa trajetória para entender os próximos passos para montar um pipeline de vendas:

O vendedor Luís, da empresa Persianas de Qualidade, recebe uma ligação de Maria. Ela conta que está montando um escritório de advocacia e precisa instalar persianas no local, por isso solicita um orçamento com a Persianas de Qualidade. Luís imediatamente identifica Maria como uma oportunidade de negócio e comunica que, para informar um orçamento, um técnico terá que tirar as medidas das janelas do escritório de Maria. Ela concorda e assim eles agendam uma visita técnica.

Duas semanas depois, o técnico visita o escritório de Maria e coleta informações sobre as medidas do local e as preferências da advogada, como: cores, materiais e urgência para colocar as persianas.

Com essas informações em mãos, Luís prepara o orçamento e menos de uma semana depois retorna para Maria fazendo uma proposta comercial. A advogada diz que vai pensar sobre o assunto.

Mais quinze dias se passam e Luís recebe um retorno de Maria. Ela pondera sobre a proposta comercial e tenta negociar um valor mais amigável. Os dois argumentam e finalmente chegam a um acordo de preço. Logo depois, ela confirma a decisão de comprar com a empresa e finalmente a venda é fechada.

Conhecer essa jornada, entendendo por quais etapas um cliente passa até adquirir o seu produto, é fundamental para responder algumas perguntas importantes para construir o pipeline, como:

  • Quem é o seu cliente?
  • Qual é a sua necessidade (dores)?
  • Qual é a sua urgência de compra?
  • Qual é o tempo médio de duração de todo o processo de vendas?
  • Quais são os fatores decisivos para a aquisição do produto?
  • Por que ele compra o seu produto e o que ele espera do seu produto?
  • Qual fator faz com que o cliente opte pelo seu produto?
  • E muito mais.

Depois disso você já pode:

Identificar as fases do ciclo de vendas do produto

Através do mapeamento desse processo que descrevemos acima é possível identificar as fases do ciclo de vendas do produto.

Tomando como exemplo o caso de Maria e a empresa Persianas de Qualidade, temos as seguintes fases (que destacamos em negrito na história):

Ciclo de vendas de um produto

Assim que o ciclo de vendas do seu produto estiver definido, é preciso documentá-lo para que ele seja usado na elaboração das fases do pipeline.

Definir as fases do pipeline

Para definir as fases do pipeline é preciso transformar todas as etapas do ciclo de vendas do produto em etapas, ou seja, um fluxo ordenado que representa os estágios do cliente no processo de compra. De acordo com exemplo do ciclo de vendas da persiana (imagem acima), podemos construir o seguinte funil:

Ciclo de vendas do produto e pipeline de vendas

Essa etapa é concluída quando o funil estiver pronto e desenhado. Depois disso, você pode seguir a próxima e última fase.

Estimar o tempo de cada fase

Além de mapear as fases do pipeline, também é muito importante calcular o tempo médio que cada cliente costuma ficar em uma etapa do funil. Maria, por exemplo, ficou duas semanas na fase de oportunidade qualificada, um tempo considerado dentro do limite pela empresa.

Esse cálculo servirá para definir o tempo máximo que a sua equipe poderá gastar com uma oportunidade em cada fase do pipeline, pois quando uma oportunidade está levando mais tempo que o esperado para ir para uma próxima etapa, geralmente indica que o contato não está tão interessado em realizar a compra e o vendedor não deve gastar tanto esforço com ele.

Importante

Na “vida real” o possível cliente pode não passar necessariamente por todas as fases do funil com a sua equipe comercial para adquirir o produto. Maria poderia, por exemplo, entrar em contato já fornecendo as medidas e solicitando a compra da persiana, sem ponderar sobre os preços ou a necessidade de uma visita técnica com o vendedor.

Agora que todas essas informações estão alinhadas e você finalmente sabe como montar o seu pipeline de vendas, é hora de saber como monitorá-lo.

Como monitorar o Pipeline de Vendas

Para monitorar o pipeline de vendas é preciso acompanhar os números, comparar com as metas estipuladas e tomar ações para melhorar esses números, quando necessário. Além disso, você também deve revisar o próprio pipeline constantemente, para ver se é necessário mudar algo no processo.

Todo esse monitoramento pode ser feito em uma planilha, basta inserir as fases do funil, as informações referentes a cada oportunidade comercial e ir atualizando manualmente, conforme o exemplo abaixo:

[Cique para ampliar]

Exemplo de pipeline de vendas em planilha

Planilha de funil de vendas em excel

No entanto, nesse tipo de ferramenta o risco de perda de informação e falhas humanas é muito grande. Por isso, a maioria das empresas utiliza um software de CRM para fazer o monitoramento do pipeline.

Com um software CRM é possível ter acesso a todas as fases do processo de forma visual, facilitando o trabalho do gerente de vendas.

O Fleeg, nosso software CRM, calcula os números de cada estágio do pipeline de vendas e compara com as metas, para que você sempre saiba como está o realizado dessas metas e não tenha nenhuma surpresa no final do mês. Além disso, o Fleeg também cria um catálogo organizado com todos os contatos da sua base, classificando automaticamente quão relevante cada contato é para o seu negócio, levando em considerações informações de perfil e comportamento.

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