Gerenciar uma equipe de vendas não é tarefa fácil, principalmente porque as expectativas em cima dessa área são sempre as maiores. Por isso, muitos gestores recorrem à previsão de vendas como solução para antecipar alguns resultados e, quando necessário, criar estratégias de recuperação para o mês não fechar no vermelho. Mas ainda há muitas dúvidas sobre como fazer a previsão de vendas, quais são as vantagens e principalmente sobre quais aspectos devem ser considerados no cálculo da previsão.

Nesse texto, você vai descobrir as repostas para todas essas dúvidas.

Você pode seguir o texto na íntegra ou, se preferir, clicar no menu e ir direto na parte que mais lhe interessa:

Vamos lá!

O que é previsão de vendas?

A previsão de vendas, também chamada de forecast de vendas, é um procedimento que busca fazer estimativa das vendas de uma empresa em um determinado período futuro.

Nesse sentido, ela pode antecipar quantas vendas serão concluídas, quanto de faturamento será alcançado, e até mesmo como será a evolução do funil de vendas, tomando como base vários fatores internos e externos ao negócio. Alguns desses fatores podem ser as variações de mercado, o investimento em publicidade e até mesmo a época do ano.

Como se trata de uma previsão, muitas vezes os resultados não são exatamente iguais ao esperado. Porém, o importante é que a diferença entre o realizado e o previsto não seja muito grande, já que a previsão de vendas serve como o parâmetro para a maioria das atividades no meio comercial. É com base na previsão que o gestor avalia, por exemplo, se precisa contratar mais mão de obra para entregar o produto/serviço vendido.

Se interessou pelo assunto? Então continue lendo para descobrir algumas vantagens da previsão de vendas.

Vantagens da previsão de vendas

Apesar de ser um procedimento difícil, a previsão de vendas ganha o coração dos gestores de vendas por trazer várias vantagens. Conheça algumas delas:

1. Preparo para as variações do mercado

Existem vários elementos do mercado que podem influenciar nas vendas do seu negócio, principalmente as interferências da sazonalidade e o crescimento ou declínio da concorrência.

Sazonalidade

A sazonalidade pode ser positiva ou negativa. Isso porque, dependendo do produto ou serviço que você vende, o desempenho dele no mercado pode ser maior ou menor de acordo com a época do ano. Uma loja de perfumes femininos passará por sazonalidade positiva em datas comemorativas como Dia das Mães, Dia dos Namorados, Natal, etc. Já uma empresa que instala aparelhos de ar condicionado passará por sazonalidade negativa no inverno, quando pouquíssimas pessoas adquirem esse tipo de equipamento.

Se a sua previsão de vendas levar a sazonalidade em consideração, você poderá prevê-la e até mesmo pensar em ações para estar preparado para a demanda da época. No caso da sazonalidade positiva (ou seja, o aumento do volume de vendas), você precisará estar preparado para vender mais. Se for negativa, poderá pensar em ações para evitar resultados ruins: no inverno, a empresa de ar-condicionado pode fazer campanhas sobre instalação de aquecedores de ar, por exemplo.

Concorrência

Analisando o status das empresas concorrentes do seu segmento você poderá se preparar para estar sempre à frente! E, se a expectativa do mercado for negativa, será possível adequar a sua previsão de vendas à realidade.

2. Percepção de pontos de melhoria

Pode ser que você identifique alguns pontos de melhoria na equipe depois de fazer a previsão de vendas. Se a expectativa da previsão for de crescimento, talvez o seu time atual não consiga dar conta do recado. Nesse caso, surge a necessidade de contratar mais vendedores ou até de capacitar a equipe atual.

Com a previsão de vendas certa, você pode antecipar essa necessidade e estar preparado para quando o volume de vendas crescer!

3. Ajuste do orçamento (budget)

Uma previsão de vendas correta é essencial para que a empresa adapte o seu orçamento à receita que será gerada. É com base nas estimativas de venda que a organização vai planejar seus gastos e ganhos, já que todos os esforços giram em torno dos lucros gerados.

Sabendo de todas essas vantagens da previsão de vendas, provavelmente você deve estar querendo saber como fazer uma, não é? Então dê uma olhada no próximo tópico!

Como fazer previsão de vendas

Assim como os meteorologistas se baseiam em dados para fazer a previsão do tempo, os gestores de vendas também precisam se basear em dados para fazer a previsão de vendas. Nenhuma previsão pode vir do nada.

Quando um meteorologista vai preparar a previsão do tempo, considera fatores como a estação do ano, as correntes marítimas, o histórico de chuvas do período em anos anteriores, a velocidade e a direção do vento, a umidade, a radiação solar, e assim por diante. Percebe que alguns fatores são mais variáveis (como a velocidade do vento e a quantidade de radiação solar) e outros são parte de uma base de dados (a estação do ano e o histórico de chuvas)?

É assim também na previsão de vendas: alguns aspectos avaliados para fazer a previsão partem de uma base de dados, podendo até ser externos à empresa, e outros variam de acordo com a equipe e os tipos de produtos que são comercializados.

Com isso claro, vamos às etapas:

Coleta de informações

#1 Coleta de informações

A etapa de coleta de informações é a mais importante na construção da previsão, afinal, a qualidade e a quantidade de informações coletadas vai determinar a precisão da previsão de vendas. Existem várias fontes para fazer a coleta de informações. Vamos apresentar as principais, e recomendamos que você procure aproveitar um pouco de cada uma quando for fazer sua previsão de vendas.

Vendedor

A primeira fonte de coleta de informações para a previsão de vendas é bem simples. Consiste em fazer pequenas reuniões com cada vendedor e perguntar, na opinião deles, quantas oportunidades de negócio estão “quentes” para fechar até o final do período e qual a expectativa deles quanto ao ticket (valor da compra).

A vantagem dessa fonte é que o gestor tem acesso a informações que não poderia conseguir sozinho, já que está perguntando direto na fonte. Porém, alguns vendedores podem inflar alguns resultados e acabar dando previsões equivocadas, fazendo com que a previsão de vendas não seja tão precisa. Por isso, tenha prudência ao utilizar este método: a melhor opção é utilizar todas as fontes em conjunto para ter um resultado mais confiável.

Vale lembrar que o vendedor precisa ter todas as negociações registradas em um sistema CRM pois confiar na memória é um erro que não se deve cometer em vendas.

Funil de vendas

É impossível falar em previsão de vendas sem mencionar o funil de vendas, uma ferramenta que mapeia todas as etapas do processo comercial que o cliente passa até finalizar a compra. Essa ferramenta pode ser uma grande aliada na coleta de informações para fazer a previsão.

Tendo o funil de vendas em mãos, você pode identificar quantas oportunidades estão em cada etapa e verificar o tempo médio que as pessoas ficam em cada uma até passar para a próxima. Reúna essas informações para usar na próxima etapa.

Planilha de funil de vendas em excel

Mercado

O reconhecimento dos fatores externos que podem afetar nas vendas não pode ser deixado para trás. Uma solução bacana é fazer pesquisas de benchmarking, onde você compara a forma como a sua empresa trabalha com a de uma empresa que tenha um processo de vendas parecido com o seu. Nessas pesquisas, você pode verificar a quantidade de oportunidades que ela está fechando por mês, o ticket médio, a taxa de conversão e inclusive buscar melhorias no seu processo.

Além disso, é possível investigar quais são as expectativas do mercado em geral: pode ser que fatores como o valor do dólar ou da gasolina influenciem no desempenho das suas vendas, direta ou indiretamente. Tenha isso em mente para passarmos para a próxima etapa.

Análise de informações

#2 Análise de informações

Nessa etapa, você vai estabelecer uma relação entre todas as informações que coletou (que destacamos em negrito). Você deve ter pelo menos:

  • A quantidade de oportunidades no funil
  • O ticket médio dos clientes
  • Posição no funil de vendas
  • Taxa de conversão de cada fase do funil de vendas
  • Ciclo de fechamento (tempo médio para fechar uma venda)

Com essas estimativas, é possível prever quanto cada vendedor vai gerar em fechamentos e realizar a previsão de vendas do mês. A análise do funil vai possibilitar uma previsão mais exata de quantas oportunidades serão fechadas no período da previsão. Por exemplo: imagine que você tem 10 oportunidades na fase de negociação e que o seu ciclo médio de fechamento é de 20 dias, seguindo uma taxa de conversão de 50%. Relacionando esses dados, você terá 5 novos clientes nos próximos dias.

Dependendo do tamanho do ciclo de vendas do seu produto, pode ser que você consiga fazer previsões para o mês, o bimestre, o trimestre ou até mesmo para o semestre.

  • Tendências do mercado

Por fim, talvez seja necessário adequar a previsão que você já tem com a expectativa do mercado. Imagine o cenário de uma empresa de pacotes turísticos quando o valor do dólar aumenta: não é muito animador, não é? Por isso, preste atenção para que a previsão esteja adequada à realidade.

Se a expectativa for de crescimento, considere que a previsão pode ser cumprida ou superada, e se for de declínio, considere que a previsão pode não ser alcançada da maneira que se espera.

Elaboração de estimativa

#3 Elaboração de estimativa

Depois de analisar cada informação você poderá finalmente indicar com precisão os números da sua previsão de vendas. Existem algumas ferramentas que podem te ajudar a elaborar a estimativa:

Microsoft Excel ou Google Planilhas

Esses dois softwares de planilhas podem te ajudar muito a organizar as previsões de vendas. Você pode criar uma tabela para cada vendedor e alimentá-la mensalmente com as expectativas de fechamento, as taxas de conversão e quantidade de clientes que cada vendedor está trabalhando no funil de vendas. Com o auxílio de algumas fórmulas, você pode até conseguir previsões automáticas.

Mas é preciso ter atenção! Se a sua equipe tiver mais de três ou quatro vendedores, já fica difícil de manter o controle fazendo tudo manualmente. E, além disso, uma tecla errada pode comprometer todas as informações inseridas na planilha, fique atento.

Softwares de automação de vendas

Os softwares de automação de vendas facilitam muito a vida dos gestores de vendas, afinal, dispõem de dados que podem gerar previsões de vendas automáticas!

Lembra que comentamos que o funil de vendas é um ponto essencial da previsão de vendas? Os softwares de automação de vendas também oferecem espaço para que você faça o seu funil, e é com base nele que calculam as previsões de vendas.

Nossa sugestão desse tipo de ferramenta é o Fleeg, um software de automação de vendas que conta também com sistema CRM. Com ele, você pode manter um histórico das previsões e ter certeza que nenhuma informação será perdida, já que a ferramenta é totalmente online e salva tudo na nuvem. Conheça o Fleeg e veja como ele gera previsões de vendas automáticas com base em estatísticas reais.

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