Fazer previsões, quando se trata de vendas, não é tarefa fácil. Você pode até apostar em cartomantes, superstições, ou leitura de mãos. Mas a única forma de obter com antecedência informações reais, embasadas em dados factuais e objetivos, é fazendo um bom forecast de vendas.

O que é forecast de vendas?

Forecast de vendas é uma forma de prever o desempenho das vendas de uma empresa, através da análise dos dados que influenciam esse processo.

Mas, assim como em uma previsão do tempo, os resultados não são mera adivinhação. Na verdade, há uma série de detalhes que devem ser observados para obter precisão nessas previsões, mas antes de vermos quais são esses detalhes, vamos entender qual é a importância de fazer um forecast de vendas.

Qual a importância de fazer um bom forecast de vendas?

Não apenas é útil, mas é necessário saber qual será a receita gerada em um futuro próximo. Sem ter essa informação, fica difícil planejar as futuras ações da empresa. Perguntas como: devo investir em melhorias? Contratar mais funcionários? Iniciar um novo projeto? São bem pertinentes, mas como tomar essas ações sem ter ideia da quantidade de dinheiro que estará disponível amanhã?

Um forecast bem pensado pode te ajudar a saber como será a situação de vendas de amanhã, da semana que vem, ou do mês que vem, além de te deixar sabendo antecipadamente quando o futuro não for tão bom assim, permitindo um planejamento prévio.

O forecast de vendas também está diretamente ligado ao budget. O Budget é o orçamento planejado, geralmente no início do ano, que estabelece uma estimativa da quantidade de despesas, de receita, e de investimentos da empresa ao longo daquele período, organizando e planejando as finanças futuras se baseando nas premissas do mercado e nos resultados dos anos anteriores. Ele tem a característica de ser estático, ou seja, suas metas não devem ser alteradas.

Só que, ao longo do ano, muitos imprevistos podem ocorrer pelo caminho. E é aqui que entra o forecast de vendas: se por algum motivo os resultados previstos no budget não serão atingidos, é importante que você fique sabendo antes, para que as estratégias para manter esse orçamento sejam revistas de acordo com a situação real pela qual a companhia está passando.

Por exemplo: se um produto não vai vender na quantidade esperada, a empresa deve ficar sabendo antes para poder se planejar. Será que outro produto consegue ter sua venda aumentada para compensar esse saldo? Será que algum gasto pode ser temporariamente suspenso? É nesse momento que a companhia poderá pensar em estratégias para minimizar o impacto desse gap nas vendas.

O forecast costuma ser feito através de uma reunião que envolve os vendedores, os gestores, e outros personagens importantes, geralmente trabalhando com uma margem de erro de até 5%. Mas sem mais delongas, vamos te ensinar a fazer um bom cálculo de forecast para que você esteja sempre à frente do seu tempo!

Como calcular o forecast de vendas

Como fazer um forecast de vendas em 4 passos

1. Observe os dados atuais e o funil de vendas

Como já foi dito, o forecast de vendas deve ser feito com base em dados, e analisar o funil é uma das coisas mais importantes a serem feitas ao elaborar um forecast. Nesse sentido, dê atenção a algumas informações como:

  • Quantidade de oportunidades no funil: saber quantas oportunidades estão no seu funil é imprescindível, mas vale lembrar que nem todas irão necessariamente fechar a compra, então seja realista. Com base na taxa de conversão e no tamanho do ciclo de vendas, você pode prever quantos desses contatos se tornarão clientes e quanto tempo vai demorar para que isso aconteça.
  • Posição das oportunidades no funil: observe quantos contatos são quentes e estão prestes a fechar a compra, e quanto tempo em média vai demorar para que essas vendas sejam concluídas.
  • Novas oportunidades no funil: lembre-se de incluir as futuras oportunidades que serão capturadas (e possivelmente se tornarão clientes) no seu forecast.
  • Ticket médio das oportunidades: depois de descobrir quantas oportunidades provavelmente vão fechar com você, é hora de pensar na quantidade de receita que virá com eles. Qual é o ticket médio das suas vendas? Quanto você irá lucrar no próximo período?

Planilha de funil de vendas em excel

Um software de gestão de vendas que tenha um funil automatizado pode te ajudar a fazer um forecast prevendo certos números automaticamente para você, através de cálculos baseados nas taxas e no histórico de vendas.

2. Observe o histórico de vendas de forma diferente

O forecast de vendas também é feito olhando para o passado, observando o histórico das vendas para tentar prever o futuro. No entanto, esse histórico não deve ser observado de maneira isolada. Analisar apenas a tendência dos períodos anteriores e, a partir disso, achar que o próximo período seguirá a mesma tendência, é ingenuidade. Devem ser levados em conta outros fatores, tanto internos quanto externos, que podem influenciar no ritmo das vendas.

Fatores externos

Fatores externos são os que ocorrem fora da empresa. Vários deles podem causar uma quebra de padrão nos resultados das suas vendas, por exemplo:

  • Fatores políticos, como incentivos fiscais ou outras alterações tributárias, podem resultar em diferenças no lucro.
  • Fatores econômicos, como o aquecimento ou esfriamento do mercado, também devem ser levados em conta.
  • Até mesmo fatores ambientais podem ser decisivos em alguns ramos de atuação, como no agronegócio, por exemplo.
  • Além disso, as ações dos seus concorrentes podem impactar diretamente no seu desempenho, seja ao seu favor, ou desfavor.

Fatores internos

Fatores internos são os que ocorrem dentro da empresa. Entre os fatores internos, podemos citar:

  • Experiência dos vendedores.
  • Novas contratações.
  • Novas estratégias de vendas que serão promovidas no próximo período, como promoções e também os investimentos em marketing.

Todos esses fatores não faz com que o histórico deixe de ter importância. Pelo contrário, basta ter uma visão mais ampla sobre ele.

3. Faça uma reunião de forecast

É muito importante que, periodicamente, seja realizada uma reunião com os gestores e a equipe de vendas para elaborar o forecast de vendas. É nessa reunião que será feita uma análise de mercado e será exposto o andamento das negociações de cada vendedor e a quantidade de oportunidades quentes que cada um tem, por exemplo.

4. Faça novos forecasts constantemente

A questão da periodicidade em que deve ser realizado o forecast de vendas costuma gerar algumas dúvidas. A verdade é que a previsão pode ser semanal, mensal, semestral, e até anual. Tudo depende do tipo de planejamento que você deseja fazer, e do tamanho do ciclo de vendas do seu produto.

Algumas empresas têm o costume de fazer o forecast de vendas para um mês, e outros ao longo desse mesmo mês para prever as vendas em períodos isolados. No entanto, se você vende um produto cujos clientes demoram, em média, três meses para fechar a compra, a previsão naturalmente pode ser feita para essa distância de tempo. Sendo assim, o período levado em conta para o forecast deve ser aquele que você precisar e conseguir prever com os dados que estão a sua disposição.

Dica: não se baseie em achismos

É muito comum que algumas pessoas deixem as emoções tomarem conta da situação e acabem fazendo previsões com base naquilo que as suas expectativas estão propondo. Muitas vezes a própria meta pode influenciar um vendedor, que acaba fazendo uma análise equivocada para parecer estar mais próximo dela e assim causar uma boa impressão.

Também é comum que alguns ramos empresariais não façam um forecast de vendas. Empresas pequenas, geralmente de setores como comércio, costumam simplesmente deixar o rio fluir. Isso é um problema, não apenas para o setor de vendas, mas para todo o negócio, já que diz respeito a uma quantidade de receita que será gerada para a empresa como um todo, e é preciso se planejar.

O forecast de vendas deve ser calculado através de dados concretos sobre seus potenciais clientes, e não através do que os vendedores acham que conseguirão vender.

Para facilitar a elaboração de um forecast preciso e assertivo, é indispensável que você tenha muito conhecimento sobre as suas oportunidades e o seu funil de vendas. Para que você possa saber tudo sobre isso, não deixe de ler o post sobre o que é pipeline de vendas, para que serve e como montar o seu.