Você já parou para pensar em quanto o cadastro de clientes é fundamental no dia a dia de uma equipe de vendas? Sem as informações de contato e de perfil de cada cliente, ninguém consegue ligar para oferecer produtos ou serviços e nem saber o que cada cliente deseja. Mesmo sabendo disso, algumas empresas não se empenham em ter um cadastro de clientes eficiente. Continue conosco e saiba exatamente o que faz do cadastro de clientes algo tão importante e qual a melhor forma de fazê-lo!

Por que é importante ter um cadastro de clientes?

Nos processos de vendas consultivas, o principal objetivo da abordagem comercial é criar um relacionamento com o cliente para poder adequar a oferta às necessidades dele, e o cadastro de clientes pode contribuir para isso! Quer saber como? Acompanhe a leitura!

1. Conseguir fazer contato com o cliente

Nos dias de hoje as interações se dão muito mais no meio digital do que presencial, você concorda? Para se comunicar com alguém, é preciso ter o número de telefone, WhatsApp ou pelo menos o endereço de e-mail da pessoa. Então, é lógico que para conversar com os clientes, o vendedor vai precisar de uma série de contatos. Afinal, quanto mais canais de contato o vendedor tiver com o cliente, melhor será o relacionamento entre eles!

Por isso, é importante ter um cadastro de clientes que contemple essas informações. Além do mais, é impossível guardar todos os dados de contato na cabeça, eles precisam estar registrados em algum lugar.

2. Lembrar do histórico do cliente com a empresa

Imagine o seguinte: você é vendedor e está ligando para o João da Silva, nova oportunidade que se interessou por um curso que a sua empresa vende. Você checa o cadastro de clientes e percebe que ele já fez um outro curso na sua empresa há quatro meses. Quando vai conversar com ele, começa dizendo:

— Bom dia, João! Aqui é o Roberto da +Capacitações. Lembro que você fez aquele curso online de capacitação conosco, uns meses atrás. Você gostou do curso? Como foi sua experiência?…

Depois de desenvolver uma conversa com o cliente, você começa a falar sobre o produto que ele demonstrou interesse e dá seguimento no processo de venda, talvez até encaminhando-o para um consultor, dependendo do interesse.

Abordar o cliente com base no histórico de relacionamento com a empresa é muito positivo, mas só é possível quando essas informações estão cadastradas no perfil dele! Nesse contexto é que entra o cadastro de clientes: registrando as interações do cliente com a empresa no perfil dele para que não sejam esquecidas.

3. Ter um lugar para registrar as pesquisas

Quando está se preparando para ligar para um cliente, geralmente o vendedor faz uma pesquisa rápida sobre ele na internet: checa o LinkedIn, seu ramo de atividade, cargo, procura saber mais sobre a empresa que ele trabalha, o segmento, número de funcionários e assim por diante.

Essas informações são importantes para a personalização da oferta ao cliente, e não podem ser perdidas. Além do mais, seria muito incômodo e nada produtivo para o vendedor ter que pesquisar quem o cliente é toda vez que vai fazer um follow up.

Para que isso não aconteça, o ideal é registrar essas informações no cadastro de clientes. Como este é um espaço que pode ser aproveitado de muitas formas, nada impede que informações extras sobre os contatos sejam adicionadas pelos próprios vendedores. Assim, os dados dos clientes ficam organizados em um lugar fácil de encontrar e não correm risco de serem perdidos!

4. Priorizar clientes com base no score

Sem dúvidas a rotina de trabalho dos vendedores é frenética, afinal, a pressão sobre eles é gigante. Uma saída para aliviar a pressão e organizar melhor as atividades dos vendedores é prioriza-las com base na relevância do cliente. Para fazer isso, é preciso ter no cadastro uma pontuação do lead, também conhecida como lead scoring.

Essa nota vai levar em consideração alguns aspectos como:

  • Ramo de atividade (TI, indústria, vestuário…);
  • Quantidade de funcionários;
  • Região geográfica;
  • Cargo do contato dentro da empresa.
  • E/ou outras características que sejam relevantes para a sua oferta.

O importante é que as oportunidades mais alinhadas à proposta do seu produto/serviço sejam priorizadas e recebam a atenção dos vendedores primeiro. Os vendedores vão saber como prioriza-las se o lead scoring constar no cadastro de clientes! Aliás, se quiser saber como calcular essa nota, dê uma olhada no nosso post sobre lead scoring e aprenda passo a passo!

5. Fidelizar clientes

Como você viu, além de ter os dados de contato do cliente o cadastro deve ter o histórico dele com a empresa. Essas informações ajudam a estreitar o relacionamento com os clientes depois de eles fecharem a compra, o que é muito importante porque manter e fidelizar os clientes que já são “de casa” é tão fundamental quanto trazer novos clientes.

Sendo assim, a equipe que cuida do pós-vendas pode usar as informações que estão no cadastro dos clientes para continuar mantendo contato com eles.

Ações simples como enviar mensagens em datas comemorativas, perguntar se o produto está satisfazendo as necessidades, informar sobre lançamentos de novos produtos e divulgar promoções fazem a diferença! Quando o cliente se sente lembrado, com certeza o apreço que ele tem pela empresa aumenta.

6. Fazer ações de recuperação

Às vezes, o desempenho das vendas não acontece como esperado e o time de vendas precisa pensar em estratégias de recuperação para bater a meta até o final do mês. Ter uma base de clientes cadastrados é o primeiro passo para poder executar essas estratégias.

Se uma venda não foi concretizada, por exemplo, você poderá registrar o motivo de não seguir adiante com aquele lead em um CRM. Essa informação será importantíssima para você traçar uma nova estratégia ou abordagem para te ajudar a vender mais. Oferecer descontos especiais para leads que não fecharam com você por preço, por exemplo, é uma maneira de dar motivação para eles voltarem a negociar com a sua empresa.

Viu como ter um cadastro de clientes ajuda a criar e manter um relacionamento com eles? No próximo tópico você vai descobrir a melhor forma de fazer esse cadastro de clientes!

Qual a melhor forma de fazer cadastro de clientes

Muitas empresas que trabalham com cadastro de clientes costumam usar uma ferramenta específica para isso, e geralmente essa ferramenta é o Microsoft Excel. Porém, para formular uma planilha de controle de clientes no Excel é necessário ter um grande conhecimento do programa. Além disso, se mais de uma pessoa quiser editar a planilha ao mesmo tempo, vai ter que esperar: o programa só admite um usuário de cada vez.

Uma alternativa que pode solucionar esse problema é a planilha online. Hoje já existem versões online do Excel e do Google Planilhas que admitem vários usuários trabalhando juntos no mesmo documento. Mas mesmo nessas alternativas o usuário está sujeito a um risco muito perigoso: com um simples clique no lugar errado, todos os dados da planilha podem ser perdidos, sem versão de recuperação.

Por isso, para nós a melhor forma de fazer cadastro de clientes é usando um sistema CRM.

O CRM existe para auxiliar na Gestão do Relacionamento com o Cliente e simplificar o processo de um time de vendas. O cadastro de clientes, por exemplo, é uma funcionalidade obrigatória em qualquer sistema desse tipo. Saiba mais sobre os sistemas CRM no nosso post exclusivo sistema CRM: conheça os principais tipos e o que ele pode fazer pela sua empresa ou fazendo o download do nosso e-book:

CRM: Tudo que não te contam sobre a estratégia que pode alavancar as vendas da sua empresa