Agenda de visitas: 7 dicas para organizar a agenda do seu time

O agendamento de visitas é algo muito comum na rotina de uma equipe de vendas. Muitos vendedores, porém, não têm cuidado com a organização da sua agenda de visitas e vão fazendo as coisas conforme se lembram. Nem é preciso dizer que isso pode trazer vários problemas, né? Esquecer de comparecer a um encontro, perder muito tempo indo de um lugar a outro, deixar clientes sem retorno… Todos esses sintomas indicam que a agenda de visitas precisa ser organizada imediatamente!

Continue conosco e saiba como agendar mais e melhor!

Por que é importante organizar sua agenda de visitas?

Ter uma agenda de visitas organizada evita muitos problemas e prejuízos quando se fala em gerenciamento de vendas. Imagine se um vendedor liga para o cliente, marca uma visita com ele e não anota isso em lugar nenhum. Na semana seguinte, chega o dia da visita e o vendedor esquece que havia marcado o compromisso. O cliente fica esperando, esperando, esperando, e no final percebe que foi esquecido. Você acha que esse cliente vai querer receber o tal vendedor depois?

É para casos como esse que existe a agenda de visitas. A rotina dos vendedores é frenética, afinal, eles têm que lidar com informações sobre diversos clientes o tempo todo e sempre passar uma boa impressão. Por isso, é difícil confiar apenas na memória para guardar todos os dados, principalmente detalhes sobre visitas que acontecerão depois de um tempo (nome do cliente, data, horário, motivo da visita, endereço etc.). Tendo uma agenda completa e organizada, esses detalhes ficam reunidos num só lugar!

E tem mais! Ao organizar a agenda de visitas o gerente de vendas pode perceber alguns aspectos que ajudam a otimizar o tempo dos vendedores. Quanto tempo já foi perdido por causa do deslocamento entre uma visita e outra, ou por ir e voltar para o escritório várias vezes? As dicas que trazemos a seguir vão te ajudar a solucionar esses problemas e trazer alguns insights para agendar mais visitas.

7 dicas imperdíveis para agendar mais e melhor

1) Preste atenção aos locais de encontro

Para evitar que os vendedores percam muito tempo indo de uma visita a outra, a dica é estudar as visitas que vão acontecer em locais próximos e marcá-las no mesmo dia. Assim, o vendedor aproveita que já está na região e cumpre sua agenda sem ter que ficar se deslocando para muito longe. Apesar de parecer uma coisa óbvia, é comum que vendedores desavisados não prestem atenção nesses detalhes e percam no trânsito o tempo que poderiam estar usando pra visitar outros clientes.

2) Substitua reuniões cara a cara por virtuais quando puder

No mundo de hoje, as reuniões online estão cada vez mais comuns, e a tendência é que as visitas comerciais sejam assim também.

Em alguns casos, as visitas comerciais presenciais podem ser substituídas pelas visitas de forma remota. Para atender clientes que moram em lugares distantes, por exemplo, fazer visitas remotas (online) é uma boa opção. E, além de reduzir custos de deslocamento, as visitas remotas economizam tempo para fazer mais visitas por dia.

Porém, quando o ticket da venda é grande, o contato pessoal é indispensável, afinal, dificilmente esse tipo de venda será fechada apenas por ligação.

Logo, é preciso avaliar bem a situação para oferecer a melhor visita para o cliente.

3) Nunca marque visitas em horários não-produtivos

É importante reconhecer que os clientes têm outras atividades durante o dia de trabalho. Geralmente ninguém vai querer receber visitas comerciais entre as 7h e as 9h da manhã, do meio-dia às 13h30 e a partir das 17h da tarde, os chamados “horários não-produtivos”, quando estão chegando, se organizando ou saindo do trabalho.

Por isso, o ideal é evitar marcar visitas nesses horários e aproveitá-los para fazer outras atividades (investir em aprendizagem e capacitação, por exemplo).

4) Sempre saiba qual é o próximo passo

Você já ouviu falar que o mundo é dos espertos?

Seus vendedores devem ter isso em mente quando forem se preparar para uma visita comercial. Ao final do encontro, é importante que eles deixem claro para o cliente que a negociação não acaba ali.

O vendedor pode se despedir do cliente dando a entender que quer encontrá-lo novamente em breve e até mesmo deixar o próximo encontro agendado, para manter o cliente envolvido no processo.

5) Estabeleça metas de clientes visitados

Tendo uma agenda otimizada, o próximo passo é ter vendedores motivados. Por isso, a dica é trabalhar com metas e recompensas! Com base na capacidade e no potencial de cada vendedor, trace metas que tirem eles da zona de conforto, para que busquem agendar cada vez mais visitas.

Depois de um tempo, visitar os clientes vai se tornar um hábito natural na rotina de vendas, e o cumprimento das metas vai ser apenas uma consequência.

6) Peça feedback dos vendedores

Assim como é importante motivar os vendedores a marcar mais visitas, o gerente de vendas não pode deixar de pedir feedbacks para saber se os vendedores não estão sobrecarregados. O recomendável é que, no dia a dia, o gerente pergunte aos vendedores se estão satisfeitos com suas agendas de visitas, se acham que vão dar conta de cumprir a meta, se precisam de alguma ajuda etc.

Esse cuidado especial garante que você esteja sempre na mesma página que a sua equipe.

7) Invista em ferramentas de organização da agenda de visitas

Sem dúvidas, é necessário ter uma ferramenta adequada para registrar as informações sobre as visitas. Ficar anotando tudo em papéis espalhados ou em planilhas complicadas só atrasa o processo. Os sistemas CRM vieram para facilitá-lo!

Hoje em dia existem várias opções de CRM que possibilitam o registro de onde, quando e com quem vai ser a visita, mandam lembretes para o vendedor não esquecer de confirmar a visita com o cliente e já incluem essa ação no histórico de relacionamento com o cliente. Tudo isso de forma integrada, segura e acessível. Se quiser continuar lendo sobre o assunto, confira o nosso post sobre o que é CRM.

Gostou de saber um pouco mais sobre agenda de visitas? Achamos que você pode se interessar pelo nosso post que dá dicas para fazer o controle de visitas do jeito certo.