Você já parou para pensar no quão fundamental é ter o registro dos seus contatos em um sistema de cadastro de clientes, tanto para a equipe de vendas quanto para a empresa em um geral? Sem as informações principais de contato, ninguém consegue gerenciar e oferecer produtos ou serviços de forma eficiente. E, mesmo tendo isso como consenso, muitas empresas sequer cogitam adotar um CRM de vendas.
Será que cadastrar os clientes em uma plataforma é realmente necessário? Como fazer isso de forma prática e eficaz? Vamos responder essas e outras perguntas ao longo do texto, vem com a gente!
Por que fazer o cadastro de clientes?
Muitas empresas hoje em dia não possuem um sistema de cadastro, seja por acreditar que é uma tarefa que demanda muito tempo, seja por acreditar que não traz retorno efetivo. Mas pensar assim é estar enganado quanto ao relacionamento que a empresa tem com o cliente.
Cadastrar os clientes, na verdade, é uma tarefa simples se feita com atenção e se utilizada a plataforma certa. Obter informações sobre eles, como a forma que eles chegaram até você, a trilha que traçaram até efetuar a compra e diversas outras informações são essenciais para que você construa uma boa relação e crie estratégias que melhorem a captação e a retenção.
A partir do perfil traçado de cada cliente, é possível entender a preferência deles por cada produto ou serviço, o quanto eles gastaram em cada e qual a relação deles com o que foi comprado.
Seja em vendas “normais” ou em vendas consultivas, o principal objetivo da abordagem comercial deve ser criar um relacionamento com o cliente. Pois, além de agregar valor à sua marca, se obtém informações sobre o tipo de cliente que você tem e auxilia na hora de melhorar o processo da abordagem.
Se você ainda não está convencido, iremos te mostrar 5 motivos do porquê adotar o sistema de cadastro!
1. Facilidade no momento de entrar em contato
Hoje em dia, as interações são muito mais frequentes no meio digital do que presencialmente, certo? Então, é preciso ter o número de telefone, WhatsApp e até endereço de e-mail para que a interação seja mais instantânea e efetiva. Quanto mais canais de contatos você tiver com as pessoas que fecharam negócio com você, melhor será o relacionamento.
E, vamos concordar que guardar todos esses dados na cabeça é meio complicado, né? Eles precisam estar armazenados com segurança em algum lugar, para que na hora de entrar em contato você saiba exatamente os dados de cada cliente específico.
2. Praticidade em analisar o histórico do relacionamento com o cliente
Você já parou para pensar em quantas pessoas já compraram mais de uma vez com a sua empresa? Você consegue se lembrar de um cliente que comprou com você há 3 anos e aparece novamente como uma oportunidade de venda? Bom, lembrar de coisas assim certamente não é um trabalho para a mente humana, mas para a tecnologia… é infalível!
Se você utiliza um sistema de cadastro, todas as interações do cliente com a empresa ficam registradas e armazenadas para permitir que você tenha um melhor contato, seja de imediato, no pós-venda ou então no exemplo citado acima.
Abordá-los com base no histórico de relacionamento com a empresa é uma tática essencial, mas só é possível quando essas informações estão cadastradas.
3. Eficiência em registrar pesquisas
Vamos supor que um vendedor esteja se preparando para ligar para um lead: ele checa o LinkedIn, o ramo de atividade, cargo, a empresa que ele trabalha, ramo de segmento e muito mais, um trabalho digno de FBI! Essas informações obtidas por ele são importantes para personalizar a oferta e não podem ser perdidas de jeito nenhum! Além disso, seria muito retrabalho para o vendedor ter que pesquisar quem é a pessoa toda vez que surge uma oportunidade nova de venda, né?
Para que as informações não sejam perdidas, é essencial que essas informações fiquem registradas no sistema de cadastro de clientes. Como a plataforma que você irá utilizar será diversificada e com amplas ferramentas, não é nada mau adicionar informações extras sobre os contatos. Assim, os dados ficam organizados em um lugar prático e rápido de se encontrar, sem o risco de se perderem em cadernetas ou planilhas.
4. Priorização de clientes com base no score
A rotina de trabalho dos vendedores é bem movimentada, certo? Então, para aliviar um pouco, é muito mais fácil organizar as atividades da equipe de vendas com base na relevância do cliente. No cadastro, é possível adicionar uma pontuação do lead, chamada de lead scoring!
Essa nota leva em consideração alguns aspectos como o ramo de atividade, a quantidade de funcionários, cargo do contato e outros pontos que podem ser importantes para você.
O essencial é que os clientes mais alinhados ao que a sua empresa oferece sejam priorizados e recebam uma maior atenção da equipe de vendas; e isso os vendedores terão que saber fazer muito bem!
Quer entender melhor? Dê uma lida no nosso post sobre lead scoring e aprenda tudo de uma vez por todas!
5. Aumento na fidelização
Como dissemos antes, além de obter os dados de contato, o cadastro deve ter o histórico de interações dele com a empresa. Com isso em mãos, é mais fácil melhorar o relacionamento com os clientes no pós-vendas, o que ajuda na fidelização. Aliás, retê-los é tão importante quanto atrair novos!
Com isso, a equipe que cuida do pós-vendas deve usar as informações que estão no cadastro para continuar mantendo contato. Enviar mensagens em datas comemorativas, oferecer materiais ricos e informar sobre lançamentos e promoções são ações simples, mas que melhoram muito a visão que o cliente tem sobre a empresa.
Agora que você já entendeu a importância de utilizar um sistema de cadastro de clientes, vamos ver como fazê-lo? Vem com a gente!
Como cadastrar e gerenciar os clientes
1. Utilize apenas os campos necessários
Falamos acima que existem informações adicionais que podem ajudar muito na relação com os consumidores, mas tome cuidado com isso. Muitas informações mais atrapalham do que ajudam, e colher todas as informações que você acha necessárias talvez leve muito tempo e cause desconforto para o cliente.
Foque nos dados de identificação e de contato. Mas, caso surja a brecha, adicione informações sobre a empresa, o cargo e os hábitos e necessidades de consumo.
Informações como o histórico de relacionamento com a empresa, as compras e as interações realizadas podem ser adicionadas conforme esse relacionamento vai se desenvolvendo.
2. Padronize os dados
Pode parecer algo simples e despercebido, mas faz toda a diferença na leitura dos dados. Vamos supor que alguém da equipe de vendas precise ver o volume de vendas por determinada região, como por exemplo São Paulo. Na hora da pesquisa, ela pode encontrar várias categorias que chegam ao mesmo resultado, como “São Paulo”, “SP”, “S. Paulo”, e isso com certeza atrasará o trabalho.
Portanto, é importante alinhar com a equipe um padrão de entrada dos dados, assim evita-se um trabalho desnecessário.
3. Garanta a segurança dos dados
Segundo a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), todos os dados que forem fornecidos pelos clientes para fins comerciais não podem ser vendidos ou concedidos a outras empresas sem que eles concedam essa permissão.
Portanto, uma vez que o consumidor lhe concede os dados para a sua empresa, é imprescindível prezar por eles e cuidar para que não vazem ou sejam acessados por terceiros.
Você pode garantir a proteção e a segurança investindo em programas antivírus caso os dados estejam hospedados localmente (on-premise), ou então optar por armazená-los em um sistema online, garantindo a segurança dos dados armazenando-os na nuvem.
4. Faça uma limpa na sua base de dados frequentemente
É certo que a equipe de vendas precisa de uma organização específica para trabalhar de forma saudável e manter a rotina com eficiência. Mas, com uma base de dados suja e cheia de informações desnecessárias fica complicado para o andamento do trabalho.
Potenciais clientes perdidos em meio a dados duplicados, contatos repetidos ou com informações distintas são problemas que podem aparecer caso você não limpe a base de dados com frequência.
Por isso, é imprescindível que a equipe de venda faça ajustes periódicos no controle dos contatos. Remover dados duplicados, coletar informações faltantes e certificar-se que os dados de contato estejam corretos são atividades importantíssimas para o andamento do gerenciamento dos clientes.
5. Crie estratégias para todos os perfis
Com a base de dados dos clientes completamente cadastrada e com tudo em ordem, é fácil distinguir quais são de longa data daqueles que são novos e precisam de um acompanhamento melhor. Com isso, que tal personalizar ofertas e padronizá-las de acordo com cada perfil?
Entrar em contato com os clientes antigos e oferecer um upsell, identificar os que não compraram novamente e ir atrás para verificar o motivo, enviar materiais ricos e novidades para os mais ativos, todas essas estratégias são válidas para que a empresa continue na ativa e não perca clientes para a concorrência.
6. Mantenha-se alinhado com a equipe de vendas
Sem estar alinhado com a equipe de vendas fica extremamente complicado bolar estratégias que aumentem o número de leads. Afinal, o time de vendas é o responsável por colher os dados e alimentar o sistema, além de entrarem em contato e oferecerem as propostas.
Portanto, é fundamental que você esteja sempre em acordo e incentivando os colaboradores, para que eles realizem o trabalho da forma mais eficiente e prática possível.
7. Utilize a ferramenta certa para cadastrar os clientes
Por fim, para automatizar e tornar o trabalho mais leve, te aconselhamos a utilizar a ferramenta adequada para cadastrar e controlar os contatos. Apesar de ser comum utilizar planilhas comuns para essa atividade, nós não recomendamos a utilização dessa ferramenta.
Além de demandar um conhecimento específico para utilizar essa ferramenta, só é possível acessá-la uma pessoa por vez e, com um simples clique no lugar errado, dados importantes podem ser perdidos. A segurança também pode ser falha, caso a planilha fique hospedada em computadores locais da empresa, vírus e spams podem atacá-la.
Então, a nossa dica é a utilização de um sistema que, além de permitir o cadastro dos clientes, permita gerenciá-los de uma forma mais rápida e prática, automatizando as ações e tornando o manuseio mais fácil para qualquer pessoa que tenha acesso.
Fleeg
O Fleeg é um sistema de cadastro de clientes que, além de automatizar o processo, auxilia na gestão e controle das vendas e permite uma visão geral sobre a performance do time comercial.
Estratégias de automação de vendas, que emitem uma notificação para os vendedores lembrarem de fazerem ligações, enviarem e-mails, comparecerem a reuniões marcadas com clientes e priorizarem os clientes mais frequentes na empresa estão presentes na nossa plataforma!
Além do painel de gestão de indicadores, no Fleeg você tem liberdade para criar diferentes visões das informações e extrair os dados em formato Excel. O painel visual do Fleeg audita as não conformidades de cada um dos vendedores da equipe, além de apontar quais possuem o melhor funil ou o menor número de leads sem interação nos últimos meses.
E aí? Aposto que agora você se apaixonou no Fleeg! Então não perca tempo e faça o nosso teste gratuito clicando no banner abaixo!
