Aprender a como elaborar um relatório de vendas pode ajudar você a otimizar as vendas no seu negócio.
Pois, a partir do relatório de vendas é possível fazer um levantamento dos principais KPI’s, e assim utilizá-los estrategicamente para melhorar os resultados do seu negócio.
Embora pareça complicado elaborar um relatório de vendas, e também seja um desafio para alguns gestores, neste conteúdo iremos apresentar como elaborar um relatório de vendas de uma maneira simples e prática.
Além disso, abordaremos o conceito do relatório de vendas e qual é a real importância desse tipo de documento para gestão do seu negócio.
O que é o relatório de vendas?
Um relatório de vendas é um documento, que deve ser utilizado como instrumento de trabalho para ajudar principalmente gestores e todos os profissionais que estão envolvidos no processo de vendas de uma empresa.
Pois, a partir desse documento é possível realizar uma análise completa de dados, ou dos KPI’s, que são fundamentais para avaliar o desempenho de uma empresa, e também do seu time de vendas.
Apesar de, na maioria das vezes, ficar encarregado do gestor, toda a equipe deve trabalhar para produzir um relatório de vendas com base em dados confiáveis.
Qual é a importância de um relatório de vendas?
Mas afinal de contas, por que é importante reunir todos os resultados relevantes em um relatório? Qual é a importância de um relatório de vendas?
Um relatório de vendas é uma peça fundamental para que você possa verificar e comparar os resultados obtidos ao longo dos meses, para que futuramente seja possível tomar decisões mais assertivas com base nos resultados analisados.
Além disso, também é utilizado para verificar possíveis gargalos no seu processo de venda e por isso são uma ferramenta fundamental para quem deseja implementar melhorias em um negócio.
Desse modo, a partir dele é possível realizar uma análise aprofundada sobre a atual situação comercial de um negócio, e a partir dele traçar estratégias para reter clientes, realizar ações de marketing, alcançar receitas recorrentes e principalmente vender mais.
Como elaborar um bom relatório de vendas
Com tantas vantagens em produzir um relatório de venda não poderíamos ficar sem mencionar
quais são os aspectos principais para a elaboração de um relatório.
Defina um objetivo pro seu relatório
Elaborar um relatório de vendas é simples, entretanto também pode ser bastante cansativo, pois ele pode abranger diferentes níveis ou ações.
Por exemplo, é possível analisar a produção de um setor, ou então fazer projeção de faturamento para um período próximo, e ainda analisar o desempenho de vendedores a nível individual ou de equipe.
Por isso, como primeiro passo, é importante que você saiba definir qual é o objetivo do seu relatório, ou seja, para que ele será utilizado.
Para facilitar, pense em quais dados você deseja obter, qual é a situação que precisa ser analisada, ou qual situação você acha que pode ser melhorada na sua empresa?
E, posteriormente, avalie a frequência na qual frequência os dados serão complementados, pois um relatório de vendas pode ser utilizado a curto prazo, para acompanhar ações específicas, ou então a longo prazo podendo trazer atualizações mensais, trimestrais, semestrais ou anuais.
Com um objetivo bem definido, fica mais fácil avaliar a frequência na qual o relatório será elaborado, ou complementado.
Defina quais são os dados devem constar no seu relatório
Depois de definir um objetivo, é hora de analisar quais são os dados relevantes e devem estar no seu relatório.
Eles devem ser incluídos conforme sua relevância para o objetivo definido. Veja o exemplo de algumas métricas que podem constar na elaboração do seu relatório de vendas:
- Ticket médio de vendas;
- Vendas por vendedor;
- Vendas por cliente;
- Métricas de desempenho dos vendedores;
- Dados sazonais;
- Produtos mais vendidos e procurados;
- Número de visitas ou ligações;
- Número de clientes pendentes;
- Custo de aquisição do cliente;
- Retorno sobre investimento;
Lembre-se de escolher cada métrica cuidadosamente para que ela esteja alinhada com o objetivo do seu relatório, e corte tudo aquilo que não for relevante para facilitar a análise dos dados.
Organização é fundamental
Agora você precisa pensar em como organizar os dados obtidos através das métricas, e onde eles serão armazenados.
Você pode utilizar planilhas de vendas, que demandam um trabalho braçal e que dependendo do porte da empresa se torna inviável.
Ou então você pode utilizar sistemas de gestão que tornam mais simples e fácil a realização de relatórios.
Esses sistemas são capazes de organizar alguns dados relevantes e colocar em gráficos e até mesmo entregar insights importantes que podem ser adicionados ao seu relatório de vendas.
Desse modo, é mais fácil de se manter organizado. O CRM, por exemplo, é um sistema de gestão de relacionamento com o cliente, que pode monitorar e arquivar dados relacionados às vendas do seu negócio.
Se comunique com o seu time
A comunicação é o ponto chave e fundamental para que você consiga obter os dados necessários, e também para que o seu time entenda o processo de elaboração de um relatório de vendas.
Portanto, eles devem ter conhecimento de quais são os critérios e métricas que você está utilizando para elaborar o relatório, além de participar ativamente na captação de dados.
Desse modo, você terá maiores chances de obter resultados que sejam confiáveis, portanto informe a eles as métricas que serão utilizadas.
E, caso você esteja utilizando um sistema de gestão de dados, promova cursos para ensiná-los a utilizar as ferramentas e efetuar a coleta de dados para compor o relatório.
Elabore o relatório e faça análise dos dados
Embora possa ser um desafio realizar o cruzamento de dados e chegar a conclusões, essa etapa é fundamental para que você possa implementar alterações no processo de venda do seu negócio, seja ele uma empresa ou uma loja virtual.
Além disso, é preciso ter comparações para que o relatório de vendas possa fazer algum sentido, então, é bem provável que ele se torne frequente por um período de tempo.
A interpretação dos dados e a análise são etapas fundamentais de um bom relatório, o passo seguinte é tomar decisões com base nos dados para ser mais assertivo e gerar maiores oportunidades de vendas dentro da empresa.
Dê um feedback para o seu time
Depois de elaborado o relatório, é hora de apresentar para sua equipe um feedback dos dados coletados.
Por isso, você pode programar reuniões periódicas para entregar os resultados analisados para a sua equipe e traçar estratégias para melhorar.
É importante também que você dê feedbacks claros e concisos para que sua equipe possa entender o quão importante é a participação deles nos resultados da empresa.
Lembrando que aqui cabe apenas um feedback geral sobre a equipe, e caso seja necessário convoque cada membro individualmente para fornecer um feedback mais aprofundado.
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Por meio deste conteúdo, buscamos apresentar como elaborar um relatório de vendas para a sua empresa, e destacamos também a importância desse documento para quem deseja melhorar os resultados obtidos no seu negócio como um todo.
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