GUIA da automação de e-mail marketing: o que é, como fazer, dicas e muito mais!

Publicado originalmente em 11 de novembro de 2019 | Atualizado em 03 de janeiro de 2022

Nativo do meio digital e amplamente utilizado por (quase) todo mundo, o e-mail tornou-se muito importante para conectar pessoas — e o marketing não deixou esse recurso de fora. Hoje em dia, é difícil encontrar uma empresa que ainda não tenha enviado e-mail marketing para seus clientes, principalmente as que trabalham com marketing digital. Porém, é impossível manter contato com uma grande quantidade de clientes enviando mensagens manualmente. A automação de e-mail marketing veio para solucionar esse problema!

Ficou interessado? Nesse post, vamos te explicar tudo que você precisa saber sobre o assunto: o que é a automação de e-mail marketing, por que ela é tão vantajosa, como aplicá-la na sua empresa e também dicas para você escolher a ferramenta certa.

Preparado? Então vamos lá!

O que é automação de e-mail marketing?

Automação de e-mail marketing é o envio programado de e-mails que podem ser disparados por meio de gatilhos pré-estabelecidos, de uma empresa para seus leads.

Ao contrário do que muitos pensam, enviar um e-mail igual para todos os seus leads não é e-mail marketing: nessa prática, os e-mails devem ser enviados a leads organizados em segmentações específicas, de acordo com o seu perfil de interesse.

Por exemplo, dentro da lista de leads de uma loja de roupas online, pode haver perfis diferentes, como mulheres interessadas em roupas sociais, homens interessados em roupas de banho, pessoas interessadas em roupas infantis, mulheres interessadas em roupas de academia, e assim por diante.

Com uma segmentação adequada, os leads podem receber conteúdo personalizado de acordo com o seu interesse, aumentando as chances de se conectarem com a empresa e continuarem interagindo com ela.

Como principais objetivos da automação de e-mail marketing temos o desenvolvimento de um relacionamento entre o lead e a empresa, o aumento de sua confiança na marca e, principalmente, a nutrição do lead até que ele esteja pronto para comprar um determinado produto ou serviço. Não sabe do que estamos falando?

Preparamos um vídeo incrível que explica sobre a nutrição de leads e como o e-mail marketing entra nessa história. Confira!

Agora que você já sabe o que é a automação de e-mail marketing, continue conosco e descubra por que tantas empresas tem adotado essa prática.

Porque fazer automação de e-mail marketing?

A automação de e-mail marketing é uma ferramenta poderosa para que a empresa mobilize seus leads e conduza-os até a compra. Mas esse não é o único motivo pelo qual você deve adotar as práticas de automação na sua empresa. Dê uma olhada nas outras vantagens de automatizar seus fluxos de e-mails.

Otimização do tempo

Imagine que a sua equipe de marketing tenha 15.000 leads na base e precise analisar o perfil de cada um para decidir em qual lista de e-mail eles se encaixam melhor. É provável que os leads já tenham até perdido o interesse quando o e-mail personalizado dele enfim chegar. Além do mais, pense no tempo que sua equipe de marketing perderia analisando lead por lead! Com a quantidade de demandas que eles tem diariamente, seria inviável, né?

Agora, imagine se a equipe só precisasse definir os parâmetros de cada lista uma vez, configurar os e-mails e deixar todo o resto de maneira automática. Bem, isso é exatamente o que acontece na automação de e-mail marketing!

As atividades que seriam manuais passam a ser feitas de maneira automática pela ferramenta, e a sua equipe tem mais tempo pra fazer as outras atividades do dia a dia. Ao invés de passar horas redigindo e enviando e-mails para cada lead, a sua equipe precisa apenas monitorá-los, e pode investir o tempo poupado em iniciativas para atrair novos clientes.

Mais controle sobre o desempenho dos e-mails

Quando se utiliza uma plataforma de automação de e-mail marketing, além de economizar tempo no envio das mensagens, a equipe pode ter acesso aos indicadores de desempenho dos disparos de maneira automática.

Dados como a taxa de rejeição, a taxa de leitura, a taxa de cliques e até mesmo a quantidade de envios que caíram como spam podem ser acessados em tempo real e comparados com um histórico, gerando uma análise completa do desempenho. Assim, é possível tomar decisões com base em fatos, testar e melhorar modelos de e-mail e descobrir o que funciona melhor para cada situação.

Leads mais qualificados para o time de vendas

A antiga rixa entre as equipes de marketing e vendas não precisa ser a realidade da sua empresa. É comum que algumas empresas já abordem seus leads assim que eles caem na base, sem nem saber se eles já estão preparados para a compra ou se ainda estão apenas “dando uma olhadinha”.

Quando isso acontece, a equipe de vendas perde muito tempo abordando leads desinteressados e culpa o pessoal do marketing por mandar leads ruins. Porém, com a automação de e-mail marketing, os leads podem ser nutridos conforme o seu nível de interesse, e só passarão para o departamento de vendas se demonstrarem que estão prontos para isso (pode ser clicando em um botão de “quero saber mais” dentro do e-mail, por exemplo).

Assim, os vendedores ficarão mais satisfeitos, pois não terão que perder tempo em abordagens precoces, e não culparão mais a equipe de marketing. A automação de e-mail marketing é benéfica para as duas equipes envolvidas no processo comercial!

Falando nisso, não deixe de dar uma olhada em nosso post sobre gestão de leads e descubra algumas dicas de ouro para facilitar esse processo.

Enviar diferentes mensagens para segmentos de público distintos

Como comentamos há pouco, enviar e-mails iguais para toda a sua lista de contatos não é e-mail marketing. Além de gerar poucos resultados, pois você só poderá enviar e-mails muito genéricos, essa prática pode cansar seus leads e levá-los a se descadastrarem da lista, afinal, eles não estarão recebendo nenhum conteúdo útil.

Com a automação, porém, você poderá programar conteúdos personalizados para cada cliente e de acordo com a segmentação que fizer mais sentido para a sua empresa. Assim, os leads interessados no produto X receberão informações relacionadas ao produto X, os interessados no serviço Y, informações relacionadas ao serviço Y, e assim por diante.

Além dessa forma de engajar e conectar-se com seus leads, há várias outras ferramentas de inbound marketing que podem ajudar. Saiba mais lendo nosso post completo sobre o assunto!

Os benefícios da automação de e-mail marketing são muitos. Quer saber o que fazer para poder aproveitá-los? Acompanhe nosso passo a passo a seguir!

Como fazer automação de e-mail marketing em 5 passos

1. Identifique as suas personas

Antes de qualquer coisa, para começar a desenvolver o conteúdo que vai compor seus e-mails marketing você precisa conhecer o seu público, isto é, os leads que irão receber os e-mails.

Antigamente, era comum definir o público-alvo, que considera as características mais frequentes dentre os consumidores, de maneira mais generalizada. Hoje em dia, porém, com a evolução do mercado e dos consumidores, há formas mais eficientes de adequar o seu padrão de comunicação. Já ouviu falar em personas?

Personas nada mais são do que perfis fictícios dos principais tipos de clientes que o seu produto ou serviço pode atingir. Ao contrário da pesquisa de público-alvo, que ignora as particularidades e busca entender o que há em comum entre todos os seus possíveis consumidores, as personas consideram as particularidades de cada tipo de consumidor, desde o seu campo de trabalho até seus hobbies e marcas preferidas. A riqueza de detalhes que uma persona tem ajuda a equipe a saber como se comunicar, se pode usar linguagem formal ou informal etc.

Mas então, como faço para identificar personas?

Na verdade, não há receita pronta para isso. Recomendamos, porém, que você reúna as equipes de marketing e vendas para que ambas contribuam com seu entendimento sobre os clientes ideais e cheguem a um consenso juntas. Se possível, seria interessante também entrevistar alguns clientes que a sua empresa já conquistou e descobrir mais sobre o perfil deles.

Tendo as personas em mãos, vamos para o próximo passo.

2. Crie segmentações e listas de leads

Agora que já sabe com quem vai falar, você precisa organizar como essa comunicação vai ocorrer.

Separe as listas de e-mails conforme os tipos de leads que você vai contatar. Para isso, você pode utilizar parâmetros como o interesse em determinados produtos, a etapa do funil, o nível de interação, e assim por diante. Alguns exemplos de listas são:

• Boas-vindas: quando o seu lead fornece os dados para baixar algum material ou se inscreve na sua newsletter, é uma boa prática recebê-lo com um e-mail de agradecimento.
• Aviso de novas publicações: quando o seu lead demonstra interesse no blog da empresa, por exemplo, você pode incluí-lo na lista de atualizações sobre posts. Assim, a cada novo texto publicado, ele receberá um e-mail avisando.
• Lead interessado no assunto X: seu lead baixou um e-book sobre “Gestão do tempo e técnicas de produtividade”? Que tal enviar um e-mail com sugestões de outros conteúdos sobre o mesmo assunto?
• Recuperação de contato: sabe aqueles leads que não abrem o e-mails que você manda há meses? Tente recuperar o interesse deles oferecendo algum bônus ou condição especial de forma personalizada!

3. Monte os e-mails que serão enviados

Acione o seu time de redação! Neste momento, você precisará redigir os e-mails de cada lista de acordo com a linguagem e as dores da persona que irá recebê-los.

É importante lembrar que todo e-mail deve ter um objetivo: preparar o seu lead para a próxima etapa do funil. Por isso, além de ter um assunto atraente e uma mensagem adequada à persona, seus e-mails devem ter CTAs (Call-To-Action) claras e que ofereçam um benefício real para o seu lead.

Sabe aqueles botões coloridos que direcionam para conteúdos interessantes e até mesmo para conversas por telefone ou Whatsapp com os vendedores? Então, é disso que estamos falando!

4. Construa as automações de fluxo na ferramenta

Essa é a etapa em que você vai definir o destino do seu lead. Há uma infinidade de automações que você pode fazer, como:

• Definir o gatilho que leva o lead a entrar em alguma lista:

Por exemplo, para entrar na newsletter, ele deve se inscrever pelo botão X.

• Definir quanto tempo depois de baixar um material o lead irá receber um novo e-mail

Por exemplo, dois dias depois de assistir a um webinar, o lead recebe um e-mail sugerindo materiais similares.

• Definir se o clique em alguma CTA irá gerar outras ações automáticas

Por exemplo, o clique na CTA “quero fazer um orçamento” pode gerar uma nova tarefa de ligação para o time de vendas.

• Definir se a origem do lead irá direcioná-lo a um conteúdo específico

Por exemplo, se um lead vier de um anúncio no Instagram, você pode criar uma segmentação específica para leads desta origem.

Esse tipo de configuração é o passo mais importante da automação de e-mail marketing, afinal, se não for feita da maneira certa, pode causar alguns efeitos negativos — inclusive o gasto de tempo para consertar as irregularidades. Em compensação, se forem bem configuradas, as automações podem aumentar a conversão dos leads e gerar inúmeros benefícios para a organização, como já comentamos.

Quer saber qual é o nível de maturidade do seu marketing digital? Preparamos um teste para você descobrir de forma rápida e fácil. Clique no banner e inicie o teste agora mesmo!

5. Acompanhe o desempenho dos seus disparos

Depois de ativar as automações, recomendamos que você acompanhe o desempenho dos e-mails e busque melhorá-los continuamente. Monitore as taxas de rejeição, de leitura, de cliques (CTR) e quantos leads estão evoluindo no seu funil a cada disparo.

Com indicadores de marketing como esses, você consegue comparar o desempenho de e-mails diferentes, perceber se está indo no caminho certo e se seus leads estão reagindo conforme o esperado. Caso encontre resultados negativos, não desanime! Aproveite a oportunidade para aprender mais sobre os seus leads e tornar a experiência deles a melhor possível.

6 dicas para escolher a melhor ferramenta de automação de e-mail marketing

De nada adianta aprender como fazer a melhor automação de e-mail marketing se você não contar com uma ferramenta eficiente para colocar tudo em prática, não é mesmo?

Se ainda não tiver escolhido a sua ferramenta de automação de e-mail marketing, confira nossas dicas e saiba exatamente os critérios que você deve considerar antes de bater o martelo.

1) Confira o limite de leads e disparos mensais

A maioria das ferramentas oferece planos e preços diferentes conforme a quantidade de leads ou disparos mensais que a empresa poderá utilizar. Preste atenção a esses detalhes e considere que, quando sua lista de leads crescer, você precisará ter um “folga” no limite para poder comportá-los e contatá-los.

Portanto, talvez seja interessante escolher uma opção com um limite um pouco maior. Assim, você garante que terá espaço para crescer no futuro, sem se preocupar com um preço exorbitante para fazer upgrade.

2) Certifique-se de que você poderá personalizar os e-mails

Quando você recebe um e-mail marketing com o seu nome, a sensação de proximidade com o remetente aumenta, né? Além do mais, se houver dois e-mails em sua caixa de entrada, e um deles tiver o seu nome no assunto, qual você vai querer ler primeiro?

O seu lead pensa do mesmo jeito!

Sabendo que humanizar os contatos é uma boa prática no envio de e-mail marketing, não deixe de verificar se a plataforma que você for utilizar permite inserir tags para o nome do seu cliente ou mesmo da empresa que ele trabalha.

3) Confira as opções de integração

Se você utiliza uma ferramenta separada para atrair e capturar seus leads, por exemplo, você precisará integrá-la à sua ferramenta de automação de e-mail marketing para importar os contatos. Certifique-se de que essa e/ou outras integrações que você precisar estejam disponíveis na ferramenta para não ter surpresas depois!

4) Verifique se há suporte no seu idioma

Ter um suporte acessível e no seu idioma fará toda a diferença no uso da ferramenta, principalmente no início, quando as dúvidas tendem a ser mais frequentes. Procure por recomendações e opiniões de usuários da ferramenta e tenha certeza da qualidade dos serviços oferecidos.

5) Analise quais indicadores a ferramenta oferece

Como comentamos no passo a passo, monitorar o desempenho dos e-mails marketing é fundamental para melhorá-los cada vez mais. Por isso, não deixe de verificar se a plataforma de automação de e-mail marketing que você escolher mostre todos os indicadores que você precisa para acompanhar a efetividade dos disparos. Afinal, calcular indicadores manualmente ou ter que manipular planilhas demanda um tempo que poderia ser facilmente investido em outra atividade.

6) Faça um teste grátis do Fleeg!

Nossa última dica é uma sugestão de ferramenta que conta com todas as funcionalidades que abordamos nesse post: o Fleeg!

Nosso software de gestão de leads e clientes vai além do que apenas uma plataforma de automação de e-mail marketing. Com o Fleeg, você tem ferramentas para gerenciar seus leads desde a atração, passando pela captura, pela nutrição até a qualificação para a venda.

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